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Politique sur la vie privée de CTAC

La présente politique décrit l’engagement qu’a pris CTAC afin de protéger la vie privée des personnes qui lui fournissent des renseignements personnels.

Notre engagement

CTAC s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses employées, de ses membres, de ses bénévoles, de ses donateurs et de toutes les autres parties concernées. CTAC recueille et utilise des renseignements personnels aux fins de ses divers projets et activités. Toute personne qui lui fournit des renseignements peut s’attendre à ce que ces derniers soient protégés et à ce que son consentement soit demandé avant que ces renseignements soient utilisés, de quelque façon que ce soit.

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des informations qui permettent de distinguer, d’identifier ou de contacter une personne spécifique. Ces renseignements peuvent comprendre les opinions et les croyances de cette personne, ainsi que les faits s’y rapportant. Exceptions : les coordonnées d’affaires et certains renseignements accessibles au public, comme le nom, l’adresse et le numéro de téléphone tels que publiés dans l’annuaire téléphonique, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Pratiques de confidentialité

Tous les membres du conseil d’administration, du conseil et des comités, les employés permanents et contractuels, les bénévoles, les stagiaires et autres personnes signent obligatoirement une déclaration de confidentialité avant d’entrer en fonction chez CTAC. L’obligation de respecter la confidentialité est en vigueur pendant toute la durée de leur affiliation à CTAC et se poursuit indéfiniment une fois que leur relation avec CTAC a pris fin. Les renseignements personnels recueillis par CTAC sont confidentiels. Sous la supervision du directeur général, seul le personnel de CTAC est autorisé à accéder aux renseignements personnels et ce, uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Toutes les communications avec les membres sont assurées par le personnel seulement.

CTAC ne partage sa liste de membres avec personne.

Responsabilité

Le directeur général de CTAC est désigné pour veiller au respect de la confidentialité et doit en répondre devant l’organisme.
CTAC est responsable de la sauvegarde des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Exactitude

Les renseignements personnels seront tenus aussi exacts et à jour que possible.

Limitation de l’utilisation

Les renseignements ne seront utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Transparence

CTAC mettra à la disposition de tous des informations spécifiques sur ses politiques et ses pratiques se rapportant à la gestion des renseignements personnels. Les membres du conseil d’administration, du conseil et des comités, les employés, les bénévoles, les stagiaires et toutes autres personnes pourront obtenir de l’information sur la politique sur la vie privée de CTAC dans un format qui lui est accessible.

Les informations disponibles comprennent les suivantes :

  • le nom et les coordonnées du directeur général, qui est responsable de la politique sur la vie privée et à qui les plaintes et les questions doivent être adressées;
  • les moyens par lesquels l’accès aux renseignements personnels des personnes est obtenu;
  • la description du genre de renseignements personnels que détient CTAC.

Accès

À sa demande, toute personne sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, et l’accès à ces derniers lui sera accordé. CTAC ne permettra l’accès aux renseignements personnels qu’à la personne concernée. Les personnes peuvent remettre en question l’exactitude des renseignements et les faire modifier lorsque cela est approprié.

CTAC répondra aux demandes d’accès aux renseignements des personnes de façon rapide. Les renseignements seront fournis gratuitement dans un format accessible.

Traitement des plaintes

Les personnes ayant des préoccupations ou des plaintes concernant la confidentialité doivent contacter le directeur général. Les personnes doivent aviser ce dernier de la nature précise de la plainte, soit en personne, soit par téléphone, courrier ou courriel.

Le directeur général évaluera la plainte et déterminera les correctifs appropriés, le cas échéant. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte, il avisera le demandeur de la décision concernant sa plainte et des mesures prises pour se conformer à la loi sur la protection des renseignements personnels. Si la plainte est valide, le directeur générale modifiera les politiques et les procédures.

Si une personne n’est pas satisfait des mesures prises en réponse à sa plainte, elle pourra, tout comme le directeur générale, faire appel au président du conseil d’administration à n’importe quel moment du processus de traitement des plaintes.